1．校内外单位和个人凭介绍信、工作证、身份证等合法证明，可以利用已经开放的档案；港、澳人员、台湾同胞，海外侨胞要求利用本馆开放档案的，须经主管部门介绍，外国人利用此类档案，须经学校外事部门介绍和学校保密委员会批准后，方可查阅。
2．查阅非本部门的档案，需经立卷部门负责人同意，并出具相关证明方能查阅；查阅利用的档案涉及技术保密的，须经项目负责人同意，涉及重大问题的，必须报校领导同意方可查阅；查阅学校党委会议、校长办公会议记录、上级文件等不宜公开的档案，须经党政办主任批准；上级保密文件需经学校保密委员会批准。
3．利用档案须办理登记手续，对于重要问题查（借）阅或产生经济效益的查（借）阅须填写档案利用效果登记表。
4．查阅档案一律在阅览室进行，阅后立即归还。校内有关单位确因工作需要外借档案时，应办理借阅手续方可借出。借阅期限一般不得超过一周，因工作需要延期的应办理续借手续。归还档案时应当面检查后注销。
5. 非职能范围的档案一律不外借；保密档案一律不对外借出；对建国前的珍贵档案，一般不外借，并控制复印次数。
6．利用档案者对档案的保密、安全和完整负责，不得将档案转借他人，严禁涂改、污损、抽拆和增删档案内容，违者将予以严肃处理，直至追究法律责任。
7．复制档案材料，必须由档案馆人员办理。出具档案证明必须依据原始档案材料，不得随意变更档案内容。
8．校外单位或个人利用档案，按国家有关规定收取一定费用。
