档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强新时代新形势下我校档案管理工作， 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施 办法》、《干部人事档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、 《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》等规定，结合我校 实际制定本办法。
第二条 学校档案是指学校在办学过程中直接形成的清晰 的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
第三条 学校档案是学校发展过程中各项工作的真实记录 和历史凭证，学校应维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。
第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校把档案工 作纳入整体发展规划和年度工作计划，实行统一领导、统一管理， 运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为学校的改革 发展提供有效的服务。
第五条 档案管理部门要建立健全档案管理制度和档案工 作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工 作，开展档案工作规范化管理。
第六条 档案管理部门应接受四川省教育厅、四川省档案局 对业务的指导、监督和检查，严格执行国家、省和学校的有关规 定，严守档案秘密，确保档案实体安全。
第二章 档案管理体制及机构职责
第七条 学校档案工作实行统一领导、分级负责的管理体 制，建立以档案馆(校史办公室) (简称“档案馆”，下同) 为核心，各部门、院(所)专兼职档案人员为基础的档案工作体系。 成立以分管校领导为主任委员，档案馆馆长为副主任委员，副馆 长及各中层单位分管档案工作的负责人为委员的档案工作委员 会，其主要职责是：贯彻执行党和国家关于档案工作的政策法规， 制定全校档案工作中长期发展规划；审定档案工作各项规章制度； 对档案工作的重大问题进行讨论和审议；协调各部门档案工作， 确保档案工作与学校其他工作同步发展。
第八条 档案馆是学校档案工作行政管理和业务指导的职 能管理部门，同时也是集中保存档案、开展档案研究和提供档案 利用的专门机构，主要职责包括：
(一) 贯彻执行党和国家有关档案工作的法律法规和方针政 策，综合规划学校档案工作；制订和组织实施档案工作规章制度； 负责监督、指导和检查制度的执行情况。
(二) 负责全校档案的征集、接收、整理、鉴定、统计、保 管、开发和利用等工作，确保档案的完整、准确和系统，开展学 校档案的信息化建设工作和电子文件的归档工作。负责做好各中 层单位立卷、归档的指导和对校区档案室、专题档案室的业务指 导工作，建立和健全学校档案工作网络，对全校专(兼) 职档案 员进行业务培训。
(三) 紧密结合学校建设和发展中心工作，积极开展档案信 息服务，开发档案信息资源；开展档案管理、校史研究和交流活 动，努力提高档案人员的业务素质和工作水平，不断提升全校师生的档案规范意识与档案安全意识；利用档案和校史资料开展多 形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化传承教育功能，积极 开展以史育人工作。
第九条 各中层单位应将档案工作纳入其职责范围，由1 名负责人分管本部门的档案工作，配备兼职档案员，负责本单位档 案工作。
(一) 中层单位分管档案工作的领导职责：组织本单位人员 学习、宣传、贯彻档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档 案工作纳入本单位的工作计划；做好档案管理的监督、指导、检 查工作，保证本单位归档材料的完整、准确、系统；制定本单位 档案工作的管理制度，指导兼职档案员工作。
(二) 中层单位兼职档案员职责：执行党和国家关于档案工 作的方针、政策和法规，遵守学校档案工作的规章制度；认真做 好日常归档工作，根据本单位文件材料形成的特点和归档范围， 设置归档类目，合理分类存放；负责本单位、本部门各类文件材 料的收集、整理、立卷、归档工作，保证归档文件材料的齐全、 完整、准确，案卷质量符合要求；主动接受档案馆的业务指导和 监督检查，按要求将应归档的案卷向档案馆移交；努力钻研业务， 积极参加档案馆组织的业务学习和有关活动，不断提高档案管理 水平。
第三章 档案的收集、整理与归档
第十条 档案馆建立健全并不断完善各类档案材料的归档 范围和档案保管期限表，做到应建尽建、应收尽收、应归尽归。 应归档的文件材料必须完整、准确和系统，实现纸质材料和电子 材料同步归档，并确保电子材料安全科学规范化存储。
(一) 凡属职(公) 务活动中形成的，应该归档的各类载体 形式的文件材料，立卷部门必须按照规定立卷后向档案馆移交， 统一管理，任何单位和个人不得拒绝归档，更不得据为己有。
(二) 学校鼓励个人，特别是有重大贡献和取得重要成就者 在非公务活动中形成的档案，以捐赠或代管的方式交由学校档案 馆保存，学校给予适当奖励。
(三) 对散落在社会上的对学校和社会有重要价值的档案， 由学校出资收集归档保存。
第十一条 学校实行部门和项目立卷制度。各中层单位均为
部门立卷单位，其下属科、室、系等均由上述单位统一立卷和归 档。
第十二条 兼职档案员应按纸质材料与电子材料的自然形 成规律，系统整理，编制页号或件号，制作卷(盒) 内目录，交 本部门分管领导检查合格后及时移交。
第十三条 科研成果、产品规划与试制、基建工程、重大仪 器设备(价值在 10 万元以上的大型、进口、精密、稀缺设备)及 其他技术项目等进行鉴定、开箱、验收时必须有档案部门人员(含兼职档案员) 参加，并签署意见。没有完整、准确、系统的文件 材料项目，不予上报成果，不予评奖，不予验收。
第十四条 档案馆归档的文件材料包括党政管理、教学、科 研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、声 像、人物、实物、人事及学生等共十四个大类。
第十五条 档案归档范围有：
(一) 党政管理类：主要包括党务、行政、工会、团委、民 主党派等组织的各种会议文件、纪要、记录；党政各部门工作计 划、总结和统计报表；上级机关与学校关于党群工作的文件材料。
(二) 教学类：主要包括反映学校教学管理、教学实践和教 学研究等活动的文件材料。
(三) 科研类：主要包括反映学校科研管理、课题立项、科 研准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等各阶段形 成的文件材料。职务所获的科研成果、专利、品种、产品等相关 材料均在此列。
(四) 基本建设类：主要包括反映学校基本建设项目管理和 项目的提出、调研、可行性研究、勘察、测绘、设计及审批文件， 招投标文件与合同书，施工、监理、竣工验收、工程创优等文件 材料。
(五) 仪器设备类：主要包括设备购置计划、报告、经费、 统计年报、申请报废等综合管理材料及设备的招投标和验收材料、 设备进口过程中产生的各类材料。
(六) 产品生产类：主要包括学校在产学研和职务成果转化 过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(七) 出版物类：主要包括出版工作计划、批复等综合性材 料和学校编辑出版的学报、校报和学术刊物材料。
(八) 外事类：主要包括重大外事活动、合作协议、合同等 文件材料和出国进修、讲学、聘请外籍教师、合作科研、中外合 作办学、境外办学、留学生等工作中形成的文件材料。
(九) 财会类：主要包括学校在会计活动中形成的财务管理 的文件、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册和其它会计 资料等材料。
(十) 声像类：主要包括反映学校重大活动和历史发展的、 具有保存价值的各种载体的声像材料。
(十一)人物类：主要包括学校历任副校级(含)以上领导、 正高级专业技术职务的教学科研人员、国家级有突出贡献的科技 人员、省级以上学术带头人等的生平事迹，以及他们在教学、科 研、管理工作和社会活动中形成的学术论著、荣誉证件等各种载
体的有关材料。
(十二) 实物类：主要包括能反映本校荣誉的奖状、奖章、 奖杯、锦旗、证书、名人题词、字画及具有保存价值的失效印章、 赠品和礼品等实物。
(十三) 教职工人事类档案：主要包括按照国家和学校有关 政策在培养、选拔、任用和聘用教职工等工作中形成的记载个人 经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等 内容的文件材料。其中干部人事归档办法按《干部人事档案工作 条例》执行。
(十四) 学生档案： 归档范围主要包括在学校期间学籍、学 历、奖惩记录和党团记录等方面的文件材料。
以上归档材料包括纸质、电子、照(胶) 片、录像(录音) 带等各种载体形式。
第十六条 各临时机构、撤销机构形成的材料应做好档案整 理工作，移交档案馆保存。
第十七条 加强重大问题决策、重要干部任免、重大项目投 资决策、资金使用及重大活动档案管理工作，确保相关档案的齐 全完整。
第十八条 加强与学校有关的各种档案史料的征集，对既是文物或图书，又是档案的各类材料，应该与图书馆等相关部门开 展业务协作，推进文物、图书、情报与档案资源共享。
第十九条 归档时间：
(一) 党政类及能按自然年度归档的文件材料在次年六月底
以前归档。
(二) 教学类及按教学年度归档的文件材料应在当年十二月 底前归档。
(三) 科研类档案应在项目完成后 2 个月内归档；基建类档 案应在项目完成后3 个月内归档。
(四) 重大活动应在活动结束后2 周内归档。
(五) 会计档案在会计年度终了后，由学校财务处临时保管1 年，再移交档案馆保管。
(六) 在接到干部人事档案 2 个月内应当完成审核入库。
(七) 随时接收上级规定应接收的档案。
第二十条 各单位或个人向档案馆移交档案时必须办理交 接手续，填写档案移交清单目录，一式两份，交接双方签名盖章 后，各执一份备查。
第四章 档案的管理、保护和利用
第二十一条 档案馆接收档案时，应详细检查案卷质量，发 现问题，及时补正，对照移交目录仔细清点，并按照《高等学校 档案实体分类法》进行整理、分类、鉴定、编目和排列上架并录 入数据库。
第二十二条 档案馆应建立健全库房管理制度，对馆藏档案 资料进行定期安全检查，严防档案损毁和失泄密等事件的发生， 确保档案实体和档案信息的绝对安全。为处置好档案工作突发事 件，应制定相应的应急预案，防止突发事件和自然灾害对档案造 成毁灭性的破坏，提高学校档案的抗风险能力。
第二十三条 档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案 的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案， 应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时 数字化，加工成电子档案保管。对干部人事档案应按照国家相关 技术标准，利用扫描等技术手段将干部人事纸质档案转化形成的 数字图像和数字文本。
第二十四条 档案馆对已到保管期限的档案，经有关部门鉴 定仍需继续保存的应重新划定保管期限；对保管期限已满确无保 存价值的应填写销毁清册，报主管校长批准后予以监督销毁。未 经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条 档案馆应建立档案统计、检查制度，定期对档 案数量、档案进出及利用、档案销毁等进行统计，并向上级部门 报送档案基本情况统计报表。
第二十六条 档案馆应积极主动地开展档案利用工作，编制 各种检索工具，编辑档案资料，设立阅览室，为利用者提供方便， 并逐步实现档案的标准化、规范化、自动化和网络化管理。
第二十七条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未 经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一，不对外公布：
(一) 涉及国家秘密的；
(二) 涉及专利或者技术秘密的；
(三) 涉及个人隐私的；
(四) 档案形成单位按规定限制利用的。
第二十八条 档案馆要积极创造条件，按照国家有关规定向 全校和社会开放档案。充分发挥档案的信息功能，提高档案的利 用率。档案馆提供利用档案应遵循下列规定：
(一) 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个 人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可利用 属于开放范围的档案，并可以摘录或复制。境外组织或者个人利 用档案的，按照国家和学校有关规定办理。干部人事档案的查阅、 复制和摘录应严格遵照《干部人事档案工作条例》规定。
(二) 凡利用馆藏档案，均应填写《档案利用登记表》。本 校工作人员因工作需要可直接查、借阅本部门归档的档案；查阅 非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经立卷单位 和档案业务部门负责人同意方可查阅；涉及未公开的技术问题， 应经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审批。需要利 用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应经学校保密工作部门批 准。
(三) 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有，如需要向社会 提供利用，应征得寄存者同意。
(四) 查阅、借阅档案必须严格遵守档案馆查、借阅制度， 维护档案的完整和安全。档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一 般不提供原件。如有特殊需要，应当经学校档案机构负责人批准。 档案原件一般不得让利用者借出，确需借出的，需经校党委或者 校长批准。
第二十九条 档案馆应采取举办档案展览、出版专著读物、
制作电视节目、发行音像制品、建设档案网站等多种形式，积极 开展档案宣传和校史研究工作，积极参与育人工作和校园文化建 设。
第三十条 档案馆是负责学校档案管理和服务的日常机构， 也是学校出具档案证明材料的唯一机构,加盖档案馆公章的档案 复制件，与原件具有同等效力。
第五章 条件保障
第三十一条 工作人员保障。学校档案人员由专、兼职人员 构成。专(兼)职档案员要忠于职守，严守纪律，热爱档案事业， 刻苦钻研业务，努力提高政治素质与业务水平，保证档案工作任 务的顺利完成；各中层单位兼职档案员应相对稳定。干部人事档 案管理需指定责任心强、具有丰富档案管理业务经验的中共党员 予以专职管理。
对长期接触有毒有害物质的档案人员，应按照法律法规的有 关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依 法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予 以补助。
对档案人员中的涉密人员，按照相关规定予以专项补助。
第三十二条 工作经费保障。学校在档案资料征集、抢救保 护、安全保密、数字化、现代化管理、开发利用、编纂、陈列展 览及设备购置和维护等方面的经费单独列入学校预算，保证档案 工作的需要。将档案信息化纳入信息化建设总体规划并设立专项 经费。
第三十三条 馆库设施设备保障。遵循方便利用，安全保管， 有利发展的原则，档案馆应当配置档案管理现代化、信息化、智 能化所需的设备设施和提供专用的、符合档案管理要求的档案库 房。档案库房应当配备“八防”的必要设施，确保档案安全。存放干部人事档案实体应设置独专门库房，并对阅档、整理和办公 场所予以分开。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、 恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。存放涉密档 案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。
第六章 考核与奖罚
第三十四条 学校建立档案工作检查、评估和考核制度。每 年由学校主管档案工作领导布置，由档案馆具体组织对学校各单 位档案工作进行检查，主要从归档单位重视程度、案卷质量合格 率和立卷归档完整性与及时性等方面进行考核。
第三十五条 对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人 给予表彰和奖励：
(一) 在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
(二) 在档案开发利用及校史研究工作中做出重要贡献的；
(三) 将重要或者珍贵的档案捐赠给学校的；
(四) 在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的；
(五) 在档案收集、整理和移交过程中归档材料符合规范、 表现突出的兼职档案员。
第三十六条 有下列行为之一的人员，学校对直接负责的主 管人员和其他直接责任人员依照《档案管理违法违纪行为处分规 定》给予处分；构成犯罪的由司法机关依法追究刑事责任。
(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二) 不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；
(三) 涂改、伪造档案的或擅自从档案中抽取、撤换、添加 档案材料的；
(四)擅自提供、抄录、复制档案或擅自公布未开放档案的；
(五)出卖或违反国家规定转让、交换以及赠送交换档案的；
(六)未配备确保档案安全保管的设施设备，或明知所保管 的档案面临危险而不采取措施，导致档案安全事故发生的；
(七) 档案安全事故发生后，不及时组织抢救或不报、虚假 报告或不及时报告，阻挠有关部门调查的；
(八) 其他违反档案法律法规的。
本办法自发文之日起执行，原《档案管理办法》(校档发 [2018]1 号) 废止。
本办法由档案馆负责解释。
四川农业大学 2020 年 5 月 13 日
四川农业大学党政办公室 2020 年 5 月 13 日印发
