实物档案是指学校在教学、科研、管理等各项活动中形成的、具有保存价值的物品。实物档案与纸质、声像等其它载体的档案一样，是学校活动真实、直观的记录。收集、征集实物档案，不但可以为研究学校历史提供珍贵史料，也可以展示宣传学校的形象。为使具有保存价值的实物能够及时、完整、准确、系统地保存归档，真实反映学校各项重大活动，更好地发挥实物档案的利用价值，特制定本办法。
一、范围
1. 上级领导来校视察、指导工作的题词、赠言手迹或赠送的字画等物品。
2. 参加我校召开的重要国际、国内会议的有关领导及国外友人给我校的题词、赠言手迹等。
3. 国际友人或校友赠送我校的珍贵礼品、纪念品。
4. 兄弟单位或个人赠送我校的反映重要活动的锦旗、牌匾等纪念品。
5. 学校及校内各单位获省级(含省级)以上奖励的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗等。
6. 学校不同时期的证件和徽章。如：工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章等。
7. 学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章。
8. 反映学校历史面貌的其它具有保存价值的实物。
二、归档要求
1. 上级领导来校及综合性活动产生的题词、赠言手迹、重要礼品、纪念品等，由学校办公室及时归档。相关职能活动中产生的锦旗、牌匾等纪念品，由主管部门及时归档。归档时要附有说明词（包括活动的主题、时间地点、人物等）。需要利用时可向档案馆借用或复制。
2. 校庆或其它重大活动中收到的礼品，主办部门在活动结束后要编造礼品清单送校领导审阅，经鉴定需永久保存的礼品应向档案馆移交，其余礼品由有关部门保管或处理。
3. 学校及校内各单位荣获省级以上的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，一般于次年六月底前随获奖文件材料一并归档。获奖单位需要悬挂、摆放的,应先在档案馆办理登记手续,待3－5年后移交归档。
4. 学校和各处级单位不同时期的印章及历任校领导的印章，在印章停止使用后由学校办公室统一造册、截角，移交档案馆保存。
5. 学校欢迎和鼓励师生员工将属于个人所有但能够反映学校历史面貌的证件、徽章等实物档案向档案馆捐赠。对于捐赠者档案馆将发给纪念品。
三、归档管理
1. 学校的实物档案由档案馆集中统一管理，配备专门的库房、柜架妥善存放，采取有效措施防盗、防火、防水等，确保安全。
2. 实物档案实行开放利用，利用者持身份证等有效证件可予以观赏。但实物档案一般不外借，确需借阅时要严格审批手续，防止丢失或损毁。
四、附则
1. 本办法由档案馆负责解释。
2. 本办法自学校正式发文之日起实施。
