第一章 总 则
第一条
为进一步规范我校电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二条
本办法所称的电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第三条
本办法适用于全校各部门、各学院。
第二章 电子文件归档职责
第四条
归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆是学校管理电子文件的归口管理部门，负责对全校电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
第五条
各部门、各学院在主要职能活动中产生的具有查考利用价值的电子文件，均应定期制作文件备份，并及时拷贝到硬盘或刻录到光盘上脱机保存后移交、归档。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由校档案馆负责。
第六条
机关各部门、学院要指定专人（兼职档案员）负责本单位形成的电子文件的收集、积累、整理、归档、保管、移交工作,并将其纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第三章 电子文件收集、积累
第七条 电子文件的收集与积累要求：
（一）收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、DOC、PDF为通用格式；
（二）收集积累定稿和正式版本的电子文件，定稿电子文件收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。其余草稿视情况自行决定是否保存。
（三）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
（四）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制成的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI为通用格式；对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
（五）对用通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。
（六）收集积累的每份电子文件均应进行归档电子文件登记，填写《归档电子文件登记表》（表1）。同时将登记表制作成电子表格与电子文件一同存放。
第四章 电子文件的归档
第八条 电子文件归档的基本要求：
（一）电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照纸质文件归档的有关规定执行。
1． 电子文件应按照本单位纸制文件的分类方案和整理方法进行分类、整理。
2．电子文件的保管期限参照国家关于纸质档案保管期限的有关规定执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子文件，制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者建立互联。归档完毕后，电子文件形成部门还应将电子文件保存至少三年后方可删除或销毁。
（二）归档电子文件下载到耐久性的载体上（推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体）。
（三）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
第九条 电子文件归档的具体要求。
电子文件归档可采用逻辑归档和物理归档二种方式。
（一）依托校园网平台进行电子文件和信息交换的部门和学院，应与档案馆数字档案系统之间建立无缝基础的接口，实现“自动实时归档”。
1．学校现代教育技术中心应于每年年初将上一年的网络系统中的电子文件归到档案馆。
2. 教务处、继续教育学院除了按照上一条规定以外，在归学生纸质成绩的同时，应将当年毕业学生成绩、学生个人信息的相关数据库上传至档案馆。
3．其他部门专用系统数据上传。
（二）采用物理归档的部门，电子文件承办人要及时将应归档的电子文件通过光盘或移动硬盘等介质，向所在部门的兼职档案员移交电子文件。
1．各部门、各学院兼职档案员要根据本单位纸质档案归档范围确定电子文件的归档范围与归档计划。
2．电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就要对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。
3．各部门、各学院办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上（为禁止对文件写操作，尽量刻录到一次写操作的光盘上），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等，若是涉密文件须标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可删除或销毁。
4．特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构,归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可利用性。
5．电子文件承办人在向兼职档案员移交时，应以磁盘或光盘为单位填写电子文件归档登记表，与盘片一同归档。
第十条 档案馆在接收电子文件时，要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验。
1. 检验载体有无划痕、是否清洁；检验有无病毒。
2. 核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性；核实登记表、软件、说明资料是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。
3. 凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作后再次检验。检验合格的，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（表2），一式两份，一份留存电子文件形成单位，一份档案馆留存。
第五章 归档电子文件的整理
第十一条 归档电子文件的整理
1. 把带有归档标识的电子文件按载体和文件类别代码进行相对集中分类组织存储载体。
2. 归档电子文件以件为单位进行整理，整理方法按国家档案局的《归档文件整理规则》进行整理。
3. 电子文件的分类方案按本校制定的《四川农业大学档案实体分类方案》编制实体分类号。
4. 存放载体的编号方案为：存储载体类型代码—文件格式代码—顺序号。
5.电子文档编号方案为：载体编号—文件件号。
第六章 电子档案保管、统计、利用
第十二条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1. 归档载体应作防写入处理，避免擦、划、触摸记录涂层；
2. 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
3. 存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；
4. 环境温度控制范围为17℃-20℃，相对湿度控制范围为35%-45%。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
第十三条 电子文件归档每满一年应对涉及的电子文件形成单位和档案馆的设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
第十四条 档案馆对保管的电子文件应定期进行检验、转存并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（表3）。
第十五条 归档电子文件移交到档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。
1. 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措施；
2. 磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。
第十六条 如网络系统扩充或更新，应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换、迁移，并将迁移信息填入《归档电子文件迁移登记表》（表4）。库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。
第十七条 归档电子文件的提供利用要求。
1. 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。
2. 电子档案查阅利用时应遵守保密规定。对涉密电子文件一般不得在国际互联网（校园网）上提供利用，确有必要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关保密规定，并采取有效的安全保密措施。
3. 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
第十八条 归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施；属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦写载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除，不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第十九条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第二十条
本办法未尽事宜，参照国家《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)。
