一、编制目的
为了统一我校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，以提高我校档案业务建设的整体水平，根据《归档文件整理规则》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》所确定的基本原则，结合四川农业大学档案工作实际，特制订本方案。
二、档号编制原则
1． 本方案参照高等学校档案实体分类法，结合我校档案档号编制历史，力图以最少的变动，保证学校档案类目设置较长时期的稳定性，建立起既符合《归档文件整理规则》的要求，又能结合《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的规定，有利于学校档案科学发展的新体系。
2． 档号编制原则应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。
3． 档号是存取档案的代号，排架的依据，反映我校档案实体分类体系和物理位置。
三、档号结构体系
1．档号的结构
（1）学校档案采用“全宗—年度—问题—保管期限”分类法。其中，按一级类目（问题）下的大流水排列盒号，同时对应问题分类；同一类目(问题)下,按同一保管期限流水排列件号。即归档文件整理先按全宗、自然年度分开，年度下按问题分类，问题内再按保管期限按件区分。
（2）档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即由“全宗号、年度号、类目号、盒号、件号”五个部分组成。
2．各级档号组成说明
（1）全宗号：由阿拉伯数字组成。我校档案馆现有3个全，分别是四川农业大学全宗（用“1”表示）、四川大学农学院全宗（用“2”表示）、四川省林业学校全宗（用“3”表示）。
（2）年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。
（3）类目号： 由档案分类标识符号组成，内容多时扩展到二级。
（4）盒号：采用阿拉伯数字标识，按“盒”的顺序编写流水号。
（5）件号：采用阿拉伯数字标识，在同一类保管期限内按“件”的顺序编写流水号。
（6） 保管期限：在档号中不体现，但录入计算机时，分别为永久、30年、10年；在填写档案盒时，直接采用名称汉字主词，即永久、30年、10年。
（7） 各部分标识之间用连接号“-”连接。归档文件进馆以后，由档案馆统一对档案盒分编盒号。
四、档案类目设置与标识
1．档案类目设置
我校档案共设12个类目。其标识符采用类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（Xing Zheng）标识为“XZ”。类目名称、标识符号和主要内容如下：
（1）党群DQ： 主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。
（2）行政XZ： 主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。
（3）教学JX： 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
（4）科学研究KY： 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。
（5）产品生产与科技开发CP：
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
（6）基本建设JJ：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
（7）仪器设备SB：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。
（8）出版CB：主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。
（9）外事WS：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。
（10）财会CK：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
（11）声像SX：主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。
（12）实物SW：主要包括部省市级以上领导，名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及非科研类奖状等实物。
2. 类目划分与标识
类目的细分标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。根据学校的实际情况，上述12类档案扩展到二级类目，均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
（1）党群类 DQ
DQ 11 党务综合 （各分党委、总支、直属支部综合材料入此）
DQ 12 纪 检 （监察材料入此）
DQ 13 组 织 （党校材料入此）
DQ 14 宣传教育 （学生政治思想工作材料入此）
DQ 15 统 战 （民主党派材料入此）
DQ 16 工 会 （妇女工作材料入此）
DQ 17 团 委 （学生社团材料入此）
（2）行政类 XZ
XZ 11 综合（教职工代表大会，学校评估，校史工作，学院、系、所等单位综合材料入此）
XZ 12 人事（师资培养材料入此）
XZ 13 审计
XZ 14 武装保卫
XZ 15 总务（计划生育等材料入此）
XZ 16 档案、图书
（3）教学类 JX
JX 11 综合（针对本校的教学文件、 学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料等入此）
JX 12 学科与实验室建设（研究生导师材料入此）
JX 13 招生
JX 14 学籍管理（学籍变更、学生奖惩材料 学生成绩单（册））
JX 15 课堂教学与教学实践
JX 16 学位
JX 17 毕业生（毕业生信息反馈材料入此）
JX 18 教材
（4） 科研类 KY
KY 11 综合（科技文件、科研经费管理、科研计划入此）
KY 12 科研项目
KY 13 专利
（5）产品类 CP
CP 11 综合（产品生产与科技开发入此。）
CP 12 产品与开发（产品销售、产业公司材料入此。）
（6）基建类 JJ
JJ 11 综合
JJ 12 项目工程（蓝图入此）
（7）设备类 SB
SB 11 综合（国有资产管理处、招标办材料入此。）
SB 12 仪器设备项目
（8）出版类 CB
（9）外事类 WS
WS 11 综 合
WS 12 出 国（境）
WS 13 来 校
WS 14 国际合作与会议
WS 15 外国留学生工作
（10）财会类 CK
CK 11 综 合（财务处工作文件、对账单材料）
CK 12 会计报表
CK 13 会计帐簿
CK 14 会计凭证
CK 15 工资清册
CK 16 涉及债权等凭证
（11）声像类 SX
SX 11光盘
SX 12 照片
SX 13 录音带
SX 14 录像带
SX 15 幻灯片
SX 16 胶卷、胶片
SX 17 其它
（12） 实物类 SW
SW 11 题词、字画印章
SW 12 奖旗
SW 13 证书、奖状
SW 14 印章
SW
15 牌匾
SW
16 奖杯、纪念杯、纪念盘
SW
17 校徽、纪念章、奖章、纪念币
SW
18 其它类
五、档号编制模式与示例及排列
1. 档号结构、标识和模式：
2. 示例
四川农业大学1999年毕业生论文第6卷88件的档案号为：
1-1999 — JX16 — 6 —
88
说明1：所有四级类目档案，凡由若干文件组成的案卷档号应标识到文件级
说明2：以件为 “单位”可依据不同载体而定，可以是“张、件、卷、册、只、盒”等。
说明3：
年度号按下列要求确定：
党群类和行政类用“自然年度”。
教学类：教学管理用“自然年度”，学籍用“毕业年度”（级），其余用“教学年度”
科研类：综合类用“自然年度”，其余用“完成年度”
产品类：综合类用“自然年度”，其余“投产年度”
基建类：综合类用“自然年度”，项目用“竣工年度”
设备类：综合类用“自然年度”，仪器设备用“购置年度”
出版类：综合类用“自然年度”，出版物用“出版年度”
外事类：留学生用“毕业年度”（级），其余用“自然年度”
声像类、实物类：按“自然年度”
3. 档案实体排列：编定盒号后，按永久、定期30年、定期10年顺序排列上架。
