校内各单位：
2018年的档案移交工作已经开始，现将有关事项通知如下：
一、归档范围：
1.2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照档案馆网站上的《兼职档案员手册》。
2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘等）。各部门参照本部门的《兼职档案员手册》，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。
3.各单位参照《兼职档案员手册》中实物档案的归档范围，将应归档的获奖证书、专利证书、新品种审定证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。
4.应届毕业生合影照片按要求将人名标注后直接移交电子版。
本次整理移交的归档材料是2018年各单位产生的归档材料和上级有关来文，以及往年应归档但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。
2.文件类的归档材料实行以件为单位归档；教学、科研、基建、设备等专业性的归档材料,以卷为单位进行整理、立卷。
3.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。
4.各单位兼职档案员如果在管理系统使用和档案整理中遇到问题，可以通过川农档案工作群（QQ群号：253027796）或者电话（联系电话：2882932）与档案馆联系。
5.归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间。
三、档案的移交：
1.归档验收：
移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续：
归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。
3.归档移交时间：
（1）党政部门和按年度归档的部门，请于6月30日前移交2018年度归档文件材料。
（2）科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
（3）应届毕业生合影在9月30日前移交。
（4）其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
档案馆
2019年5月27日
